北京大学国际医院:门急诊整体应急信息系统解决方案

2016-10-12 17:05:31 爱德腕带 阅读

1    门急诊应急信息系统的需求


1.1 保证正常窗口业务的开展 门急诊应急信息系统首要解决的就是在出现应急状况时,能够支撑医院门诊窗口业务的正常开展,并能提供在线系统的主体功能可用:如IC建档窗口可以新建患者主索引,能打印主索引条码;挂号窗口能查看当天的出诊医师及号源情况,打印挂号条,收取挂号费;收费窗口能够录入患者就诊费用,打印门诊发票及明细清单,并提供操作员日结算。药房手工发药,故障解除后,可将发药信息进行确认。这样可以保证门诊患者可以快速的被疏散到各个诊区、各个诊室,不要都堵塞在门诊大厅,保证了门诊窗口业务的平稳开展。


1.2 操作模式及效率接近在线系统 门急诊应急信息系统不仅需要解决门诊窗口业务的正常开展,还需要实现一个目标:应急信息系统的操作模式和效率能无限接近在线系统,因为应急信息系统本身可能一年也用不了几次,甚至几年才用一次,如果操作模式变化太大,窗口操作人员很可能切换到应急模式下就不会使用了,降低窗口的处理效率,导致窗口排队,就诊秩序混乱。另外要考虑尽量减少操作人员的手工录入,如患者基本信息,如果患者是医院已建档患者,最好能够直接读取患者信息,加快窗口处理速度。


1.3 临床数据的连续性 实现以上两条后,就要考虑应急数据的融合同步。因为患者每次就医的临床诊断、检查结果、治疗方案等是非常重要的临床资料,对患者后续的诊断及治疗有重大参考价值,所以应急期间产生的应急数据需要存储起来,但是出现故障时,医院各信息系统间的连接中断,如何将分散到各个系统中的数据如HIS中的基本信息、挂号、处方、缴费信息,RIS的放射报告,LIS的检验报告等,通过何种机制将这些信息串联、规整后供调阅所用?这是一个难题,也需要在应急信息系统中考虑并解决。


2    应急预案


基于门急诊应急信息系统的需求,需要制定相配合的应急预案流程,因为应急事件发生时门急诊业务是否能够顺利开展,应急信息系统非决定性因素,首要是有一套科学、合理、简便的应急流程预案,结合适宜的应急信息系统才能保证各项工作有条不紊的切换、执行。应急预案主要包含两部分内容:如何启动应急预案;患者门急诊应急动线。


2.1 应急预案启动 出现应急事件一般由门急诊业务科室发现,并直报信息部。信息部接收到应急事件报告后,立即着手评估事件情况,确认影响范围,判断修复所需时间,如确认短时间(大于15分钟)不能恢复,立即上报院应急领导小组。应急领导小组根据上报信息,决策是否启动应急模式,整体流程见图1。

 应急预案启动流程图1 应急预案启动流程


2.2 应急重任和各个科室相关 应急预案启动后,电话通知相关科室领导,如:医务处、门诊部、保卫处、医保办、收费处、检验科、放射科等。客服、保卫处、医保办到大厅疏散患者,告知患者到诊区挂号;分诊台:分诊护士向医生发放“应急包”:无线扩音器、《物价手册》等 。手工分诊、人工叫号;收费处:进入应急系统,划价、收费、打印发票、盖章;门急诊医生:通过预制表单开具处方、检查申请单等;药房取药:照方发药;抽血室:扫患者标签建立临时患者,然后打印样本条码;检验科:扫患者标签手工录入患者信息、录入检验项目,出报告;放射科:扫患者标签建立临时患者、出报告。


2.3 患者门急诊应急动线 启动应急后,如何引导患者在应急模式下的就诊尤为重要,最重要的工作是将患者进行疏导分散,将患者分散到各个门急诊区,完成患者所需的建档、挂号、缴费、分诊的功能。并且要做好解释工作,多屏幕互动告知患者出现应急事故,请患者配合启动应急模式。否则很可能加重患者积聚的情况,导致门诊就诊秩序混乱。整理门急诊患者应急动线见图2。

 门急诊应急动线图2 门急诊应急动线


3    应急信息系统设计方案


如应急领导小组决策启动应急模式,应急信息系统能否配合门急诊应急动线至关重要,应急信息系统需要在孤立单机的环境中,完成原有或者新增的应急专有的工作。


3.1 离线单机切换 通过改造在线版本系统,将IC、挂号、缴费程序所涉及的字典表、业务表建立本地小型数据库,并裁剪程序部分功能,留下主体功能。通过切换开关,可以灵活的进行在线程序和应急程序间的转换。这样操作界面、操作模式、数据结构都遵循在线程序的规则,降低开发难度及工作量,并保证了数据的一致性。另外在线版本和应急版本同一套代码,在后续在线版本升级改造过程中,可以同步维护应急版本代码,保证应急信息系统持续可用性。


3.2 基础字典及业务字典同步 实现了应急信息系统在线版本切换功能,但是要正常运行起来,必须及时的同步更新在线版本的基础数据字典如用户信息、科室信息、人员信息、药品信息、收费项目信息等;以及部分业务字典如患者主索引表、第N天的号源表等。同步机制采用定时数据库作业的方式,自动从正式库同步相关字典到各个应急程序客户端之本地数据库中备用。也提供手动同步的方式,多种同步频率,保证应急数据库与在线数据库的数据一致性。


3.3 患者基本信息处理 应急信息系统正常运转起来后,已建档患者可以通过扫描患者条码即可从本地数据库中获取到患者基本信息,挂号、收费与在线系统基本一致。


但是如应急时来的新患者如何处理?为保证患者主索引ID的连续性,系统预先在在线系统中生成一个区间的应急专用条码。应急时,新患者领取所属的条码后到应急信息系统中建档,但是应急信息系统各个点位为相互隔离无法通讯的状态,在一个应急点位上建档了,患者基本信息无法传递到其他点位,则新患者每到一个新的点位都需要重新建档,这样会导致窗口操作员多次重复录入患者基本信息,增加操作步骤,降低处理效率,而且容易因为录入错误,导致患者出现数据不一致,给后期数据上传处理带来麻烦。


介于此点,应急信息系统采用了二维条码,存储患者姓名、性别、年龄三个关键信息,通过“|”分隔,形成“姓名|性别|年龄”的字符串,应急程序扫描二维码后即可解析信息。这样患者带着这个条码到任意应急点位扫描时,自动读取患者基本信息,达成了目标,减少操作员录入基本信息及因多处录入信息可能不一致的难题,患者条码如图3所示。

 应急条码图3 应急条码


3.4 应急数据上传CDR 故障解除后,应急数据需要完整并准确的上传到在线数据库中。主要有患者主索引数据、挂号数据、门诊费用数据、处方、检查、治疗、中药等数据。其中患者主索引数据上传到正式库后,需要通过患者主索引(EMPI)进行主索引新建管理,分发通知到各消费系统,从而将各系统中孤立的患者数据关联起来。各医技系统补发主索引对应之医技检查数据到临床数据中心中,供后续临床调阅所用。


另外应急信息系统上传时系统需要进行一定的自动化处理及“应急”数据标识。因为应急信息系统数据同步的可能是正式数据库停止运行前一晚的数据,为保证上传的应急数据不与在线数据库数据冲突及重复,需要在上传时取在线数据库的序列号“最大值+1”处理,如患者就诊次数等。


对于应急数据在在线数据库中予以特殊标记,以便后续查阅核对数据所用。


4    结语


门急诊应急信息系统基本满足了应急事件发生后,系统所需具备的功能及要求,并能最低限度的减少对窗口业务及操作人员的影响,保证应急期间门诊窗口业务的正常开展。经过模拟演练,整套方案能够圆满完成各项业务正常开展,保证临床数据、费用数据、财务数据的准确。门诊应急流程需要各科室相互配合,各个科室应在应急当中相互理解相互支持,提前准备好应急所需的各种手册,定期进行应急演练。后续进一步要对住院业务的应急方案进行思考,从而建立完整的全院应急信息系统。


(来源:节选自《中国数字医学》杂志2016年第9期 作者:张世兵 王秀民 李黎 单位:北京大学国际医院信息中心;胡亮 单位:北大医疗信息技术有限公司 )


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